ما يستطيعه المساعد الذكي وما لا يستطيعه للموارد البشرية.

الأسئلة التي تجيب عنها الموارد البشرية كل يوم

اسأل أي مسؤول موارد بشرية في شركة صغيرة أو متوسطة عمّا يملأ بريده، وستجد القائمة مألوفة:

• "كم يومًا تبقّى من إجازتي السنوية؟"
• "هل يمكنك إرسال قسيمة راتبي للشهر الماضي؟"
• "أريد حجز إجازة من يوم 10 إلى يوم 14."
• "ما السياسة إذا مرضت في يوم عمل؟"
• "متى تنتهي تأشيرتي؟"
• "من يعتمد عملي الإضافي؟"

لا شيء من هذه الأسئلة يحتاج إلى حكم بشري. كلها تحتاج إلى من يبحث في سجل، أو يطبّق قاعدة معروفة، أو يبدأ طلبًا معتادًا. وهذا بالضبط نوع العمل الذي يُحسنه مساعد مصمَّم جيدًا.

فيمَ يتميز المساعد

الإجابة من سجلات الموظف نفسه

عندما يكون المساعد متصلًا بنظام الموارد البشرية، يستطيع أن يجيب عن "كم يومًا تبقّى من إجازتي" من رصيد الإجازة الفعلي، لا من تخمين. والكلمة المفتاحية هنا هي "متصل". فالمساعد الذي لا يقف خلفه إلا نموذج لغوي عام سيعطي إجابة واثقة قد تكون خاطئة. أما المساعد الذي يقرأ سجل الموظف الحقيقي ويُظهر مصدر الإجابة، فهو مفيد فعلًا.

تحويل الطلبات إلى إجراءات

"احجز إجازتي من يوم 10 إلى يوم 14" طلب، لا سؤال. المساعد الجيد يحوّله إلى طلب الإجازة نفسه الذي كان الموظف سيملؤه في نموذج، ويعرضه عليه للتأكيد، ثم يرسله في مسار الاعتماد المعتاد. المدير ما زال هو من يعتمد، والمساعد فقط يلغي تعبئة النماذج.

شرح السياسات بكلمات بسيطة

سياسات الشركات غالبًا وثائق طويلة لا يقرؤها أحد. المساعد الذي لديه نص السياسة يستطيع الإجابة عن سؤال محدد والإشارة إلى القسم المعني. وينجح هذا أكثر عندما تكون السياسة هي الوثيقة المعتمدة للشركة نفسها، ومحدّثة، وعندما يقتبس المساعد منها بدل أن يعيد صياغتها بتصرف.

العمل باللغة التي يستخدمها الناس

في البحرين، الفرق متعددة اللغات. الناس يكتبون بالإنجليزية، وبالعربية، وبمزيج من الاثنتين. والنماذج اللغوية الحديثة تتعامل مع ذلك جيدًا، مما يزيل عائقًا حقيقيًا أمام الموظفين الذين لا يرتاحون لواجهة مليئة بالنماذج.

ما يجب ألا يفعله المساعد

• اتخاذ قرارات بشأن الناس. اعتماد الإجازات أو رفضها، وتحديد الرواتب، والتعامل مع المسائل التأديبية، والتوظيف وإنهاء الخدمة، كلها قرارات للبشر مع تحمّل المسؤولية. يستطيع المساعد أن يجهّز لهم المعلومات، لكن لا ينبغي أن يتخذ القرار.
• إظهار بيانات أي شخص آخر. الموظف الذي يسأل عن قسيمة راتبه يجب ألا يرى إلا قسيمته هو. والصلاحيات يجب أن يفرضها النظام، لا أن تُترك لحسن سلوك المساعد.
• اختلاق الإجابات. إذا لم يكن المساعد يعرف، يجب أن يقول ذلك ويحوّل السؤال إلى الموارد البشرية. فالإجابة الخاطئة عن الراتب أو الاستحقاقات القانونية أسوأ من عدم الإجابة.
• تقديم استشارات قانونية. شرح سياسة الشركة نفسها أمر جيد. أما تفسير قانون العمل في نزاع محدد فهو مهمة الموارد البشرية والمستشارين المؤهلين.

ضوابط تجعله آمنًا

1. الصلاحيات أولًا. يعمل المساعد بصفة المستخدم المسجّل دخوله، ولا يستطيع أن يرى أو يفعل إلا ما كان ذلك المستخدم يستطيع رؤيته وفعله أصلًا.
2. التأكيد قبل التنفيذ. أي شيء يُنشئ سجلًا أو يعدّله يُعرض على المستخدم قبل إرساله.
3. إظهار المصادر. الإجابات المبنية على السجلات أو السياسات تذكر مصدرها.
4. تحويل واضح. لكل محادثة طريق سهل للوصول إلى إنسان.
5. سجل. ما طُلب وما نُفّذ يُسجّل، حتى يمكن التحقيق في المشاكل وتحسين المساعد.
6. حماية البيانات. بيانات الموظفين بيانات شخصية بموجب قانون حماية البيانات الشخصية في البحرين (القانون رقم 30 لسنة 2018). اعرف أين تتم معالجة المساعد للبيانات وما الذي يُخزَّن.

كيف تعاملنا مع ذلك في RAL HR

بنينا Ask RAL ليكون قلب RAL HR، لا إضافة جانبية. يستطيع الموظفون والمدراء كتابة سؤال أو طلب بكلماتهم الخاصة، مثل "احجز إجازتي" أو "اعرض قسيمة راتبي"، فيجيب Ask RAL من سجلاتهم أو يبدأ لهم الطلب الصحيح. وهو يعمل ضمن صلاحيات كل مستخدم، والاعتمادات ما زالت تذهب إلى أصحابها. Ask RAL مشمول في كل باقات RAL HR، لأن مساعدًا لا يستطيع استخدامه إلا بعض الموظفين لن يخفف عبء الموارد البشرية كثيرًا.

كيف تقيّم أي مساعد للموارد البشرية

إذا كنت تقارن بين المنتجات، جرّب هذه الاختبارات أثناء العرض التوضيحي:

• اطلب راتب موظف آخر وأنت مسجّل الدخول كموظف عادي. يجب أن يرفض.
• اسأل سؤالًا لا تغطيه السياسة. يجب أن يقول إنه لا يعرف ويعرض تحويلك.
• اطلب إجازة بجملة عفوية. يجب أن يُنشئ طلبًا صحيحًا ويطلب منك التأكيد.
• اسأل بالعربية، ثم بالإنجليزية. يجب أن ينجح الاثنان.
• اسأل أين تُعالج بياناتك وتُخزَّن. يجب أن تحصل على إجابة واضحة.

المساعد الذي يجتاز هذه الاختبارات يوفّر الوقت فعلًا. والذي يفشل فيها يمثّل خطرًا. وإذا أردت أن ترى Ask RAL وهو يعمل، تواصل معنا.