قائمة تهيئة الموظفين الجدد: لأصحاب العمل في البحرين.

لماذا تحتاج التهيئة إلى قائمة مكتوبة

في الشركة النامية، يأتي التوظيف على دفعات. شهر لا توظّف فيه أحدًا، وفي الشهر التالي يبدأ ثلاثة موظفين في يوم الأحد نفسه. ومن دون قائمة، تكون أهم الخطوات هي التي تُنسى: التسجيل في التأمين الاجتماعي، وبيانات الحساب البنكي لملف الرواتب، والنسخة الموقعة من العقد. هذه المشكلات لا تُرى في اليوم الأول، لكنها مؤلمة في الشهر الثالث.

قسّمنا القائمة التالية إلى أربع مراحل: قبل اليوم الأول، واليوم الأول، والأسبوع الأول، والأيام التسعون الأولى. وفي النهاية جدول بمن يتولى كل خطوة عادة، وقسم عن الفروق بين توظيف عامل بحريني وعامل غير بحريني.

المرحلة 1: قبل اليوم الأول

العرض والعقد

• أرسل عرضًا مكتوبًا يذكر المسمى الوظيفي، وتاريخ المباشرة، والراتب الأساسي، وكل بدل، وساعات العمل، ومكان العمل، وفترة التجربة.
• جهّز عقد العمل. فبموجب قانون العمل رقم 36 لسنة 2012، يكون العقد مكتوبًا، ويحدد القانون البيانات التي يجب أن يتضمنها، كأطراف العقد، والأجر، وطبيعة العمل، ومدته إن كان محدد المدة. احتفظ بنسخة موقعة للعامل وأخرى للملف.
• إذا كان العامل لا يجيد قراءة العربية، فوفّر العقد أيضًا بلغة يفهمها. واسأل وزارة العمل أو محاميك أي النسختين يُعتمد إذا اختلفتا.

الهوية والتصاريح

• العمال البحرينيون: احصل على نسخة من البطاقة الذكية (الرقم الشخصي).
• العمال غير البحرينيين: يجب أن يصدر تصريح العمل من هيئة تنظيم سوق العمل قبل أن يبدأ العامل. وبحسب مكان قدوم العامل، قد يشمل ذلك تأشيرة دخول وفحصًا طبيًا وأخذ البصمات، ثم إصدار البطاقة الذكية أو تحديثها. لا تدع أحدًا يبدأ العمل على وعد بأن التصريح "على وشك الصدور".
• سجّل كل تواريخ الانتهاء (جواز السفر، والبطاقة الذكية، وتصريح العمل، والإقامة) في مكان واحد مع تذكيرات، حتى يبدأ التجديد قبل الموعد بوقت كافٍ.

الرواتب والتأمين الاجتماعي

• سجّل العامل في الهيئة العامة للتأمين الاجتماعي من تاريخ المباشرة الصحيح. ومواعيد التسجيل تحددها الهيئة، فتحقق منها وسجّل مبكرًا لا متأخرًا.
• اجمع بيانات الحساب البنكي أو المحفظة لنظام حماية الأجور، على أن يكون الحساب باسم العامل نفسه.
• أضف العامل إلى الرواتب بتاريخ المباشرة الصحيح حتى يُحسب أول راتب تناسبيًا بشكل صحيح.

التجهيزات العملية

• اطلب الحاسوب والهاتف وبطاقة الدخول والزي أو الأدوات.
• أنشئ البريد الإلكتروني وحسابات الأنظمة، مع منح الصلاحيات التي يحتاجها الدور فقط.
• عيّن زميلًا مرافقًا، من غير المدير، يستطيع الموظف الجديد أن يسأله الأسئلة الصغيرة.
• أرسل رسالة ترحيب قصيرة فيها الموعد والعنوان وتفاصيل المواقف أو المواصلات وقواعد اللباس ومن سيستقبله.

المرحلة 2: اليوم الأول

• استقبله عند الباب. فالدقائق العشر الأولى تحدد الانطباع.
• اجمع أي مستندات ناقصة، ووقّعوا أي شيء لم يُوقّع بعد.
• سلّمه الأجهزة وسجّلها في قائمة عهدة يوقع عليها العامل.
• اشرح ساعات العمل، وفترات الراحة، وطريقة طلب الإجازة، وطريقة الإبلاغ عن المرض، ونظام الحضور.
• اشرح أساسيات الصحة والسلامة في مكان العمل، ومنها مخارج الطوارئ والإسعافات الأولية.
• اشرح كيف تُعالج البيانات الشخصية (انظر قسم قانون حماية البيانات أدناه).
• تناولوا الغداء مع الفريق. يبدو أمرًا صغيرًا، لكنه ليس كذلك.

المرحلة 3: الأسبوع الأول

• قدّم خطة مكتوبة قصيرة للأسبوع: من سيقابل، وماذا سيتعلم، ومهمة حقيقية صغيرة يستطيع إنجازها.
• عرّفه بالأدوات الداخلية الرئيسية، وبأهم العملاء أو الموردين الذين سيتعامل معهم.
• شاركه السياسات الأساسية: قواعد السلوك، والإجازات، والمصروفات، واستخدام التقنية والبيانات.
• في نهاية الأسبوع، يعقد المدير لقاء متابعة مدته ربع ساعة: ما الواضح، وما المربك، وما الناقص.

المرحلة 4: الأيام التسعون الأولى وفترة التجربة

يسمح قانون العمل بفترة تجربة يجب النص عليها في العقد. ويقيّد القانون مدتها ويبيّن كيف يمكن لأي من الطرفين إنهاء العقد خلالها؛ والحد الأقصى المتداول عادة ثلاثة أشهر، ولا يجوز وضع العامل تحت التجربة أكثر من مرة لدى صاحب العمل نفسه. ولأن التفاصيل مهمة عند أي خلاف، تأكد من القواعد الحالية لدى وزارة العمل قبل الاعتماد عليها.

استخدم فترة التجربة لما وُضعت له: اختبار صادق في الاتجاهين.

1. حدّد التوقعات في الأسبوع الأول. اكتب ثلاثة إلى خمسة أمور يجب أن يتقنها الموظف الجديد بنهاية فترة التجربة.
2. تابع عند اليوم 30 واليوم 60. حديث قصير موثّق في كل مرة. وإذا كان هناك خلل، فقل ذلك مبكرًا، وبيّن ما الذي يجب أن يتغير.
3. قرّر قبل تاريخ الانتهاء. لا تدع فترة التجربة تنتهي سهوًا. ضع تاريخ نهايتها في التقويم مع تذكير قبلها بأسبوعين.
4. أكّد كتابيًا. عندما تنتهي فترة التجربة بنجاح، أبلغ العامل كتابيًا. أمر صغير لكن الناس يتذكرونه.

البيانات الشخصية: ماذا يعني قانون حماية البيانات للتهيئة

تجمع التهيئة كثيرًا من البيانات الشخصية: نسخ الهوية، وبيانات الجواز، والحسابات البنكية، والعناوين، وجهات الاتصال في الطوارئ، وأحيانًا معلومات طبية. وينطبق هنا قانون حماية البيانات الشخصية في البحرين (القانون رقم 30 لسنة 2018). وعمليًا:

• اجمع ما تحتاجه فقط. إذا لم يكن المستند مطلوبًا لغرض قانوني أو تجاري واضح، فلا تطلبه.
• أخبر الناس بالسبب. إشعار خصوصية قصير للموظفين يشرح ما تجمعه، ولماذا، ومن يطّلع عليه، وكم تحتفظ به.
• تعامل مع البيانات الحساسة بعناية إضافية. المعلومات الصحية وما يشبهها لها قواعد أشد. احفظها منفصلة وقيّد الوصول إليها بإحكام.
• أحكم الحماية. لا ينبغي أن تكون ملفات الموارد البشرية في مجلد مشترك يفتحه الجميع، ولا في بريد شخصي أو محادثات.
• احذف في الموعد. احتفظ بالسجلات للمدة التي يتطلبها القانون، ثم تخلّص منها بطريقة آمنة.

من يتولى كل خطوة

في الشركة الصغيرة قد يجمع شخص واحد عدة أدوار. المهم أن يكون بجانب كل خطوة اسم.

توظيف البحرينيين وغير البحرينيين: الفروق الرئيسية

• التصاريح. يحتاج العامل غير البحريني إلى تصريح عمل من هيئة تنظيم سوق العمل قبل المباشرة، إضافة إلى إجراءات الإقامة والبطاقة الذكية. أما العامل البحريني فلا يحتاج إلى تصريح عمل.
• المدة اللازمة. التوظيف من الخارج قد يستغرق أسابيع بسبب التأشيرات والفحوص الطبية والسفر. خطط لتاريخ المباشرة على هذا الأساس.
• التأمين الاجتماعي. يُسجَّل الاثنان في الهيئة العامة للتأمين الاجتماعي، لكن الفروع المشمولة ونسب الاشتراك تختلف بين البحرينيين وغير البحرينيين. تحقق من القواعد الحالية لدى الهيئة.
• الرسوم. لتصاريح العمل رسوم حكومية يدفعها صاحب العمل، وتنشر هيئة تنظيم سوق العمل الرسوم الحالية.
• تواريخ الانتهاء. ملفات العمال الأجانب فيها تواريخ انتهاء أكثر للمتابعة، وأي تجديد فائت قد يمنع العامل من العمل بشكل قانوني.

مثال محلول: التخطيط لتاريخ المباشرة

لنفترض أنك قدمت عرض عمل في 1 مارس لمرشح يقيم حاليًا خارج البحرين. قد تسير الخطوات كالتالي: يوقع المرشح العرض خلال أيام؛ تتقدم بطلب تصريح العمل عبر هيئة تنظيم سوق العمل؛ وبعد الموافقة يسافر المرشح؛ وعند وصوله تأتي الإجراءات الطبية والبيومترية قبل إصدار البطاقة الذكية أو تحديثها. وإذا تأخرت أي خطوة، يتأخر تاريخ المباشرة. والخطة الواقعية تحدد تاريخ المباشرة بعد الموافقة على التصريح فقط، وتُبقي خطة الأسبوع الأول مرنة. أما المرشح الموجود داخل البحرين بتصريح قابل للنقل، فالإجراءات عادة أقصر، لكن يجب أن تكتمل قبل أن يبدأ العمل.

الأسئلة الشائعة

هل يجوز أن يبدأ الموظف الجديد قبل صدور تصريح العمل؟

لا. لا ينبغي للعامل غير البحريني أن يبدأ العمل قبل صدور تصريح العمل من هيئة تنظيم سوق العمل. فالعمل دون تصريح ساري المفعول يعرّض صاحب العمل والعامل معًا للمخاطر القانونية.

متى نسجل الموظف الجديد في التأمين الاجتماعي؟

من تاريخ مباشرته، وضمن المهلة التي تحددها الهيئة العامة للتأمين الاجتماعي. فالتسجيل المتأخر قد يؤدي إلى غرامات وإلى فجوات في سجل العامل التأميني، لذلك اجعله جزءًا من قائمة ما قبل المباشرة.

كم يمكن أن تطول فترة التجربة؟

يقيّد قانون العمل فترة التجربة ويشترط النص عليها في العقد، والحد الأقصى المتداول ثلاثة أشهر. تأكد من القاعدة الحالية لدى وزارة العمل.

هل نحتاج إلى موافقة العامل لحفظ نسخ هويته؟

بموجب قانون حماية البيانات الشخصية، تحتاج إلى أساس قانوني لمعالجة البيانات الشخصية، والتزامات التوظيف توفر هذا الأساس في حالات كثيرة. ومع ذلك يجب أن تُعلم الموظفين بما تحتفظ به ولماذا. أما البيانات الحساسة فاطلب فيها المشورة.

ما أكثر خطوة تُنسى في التهيئة؟

تسجيل تواريخ انتهاء المستندات مع تذكيرات. لا تكلف شيئًا في اليوم الأول، وتمنع مشكلات حقيقية بعد عام.

إذا كنت تبني روتينًا للتهيئة وتريد نظامًا يتابع هذه الخطوات عنك، يسعد فريق RAL Technologies أن يساعدك.

هذا المقال معلومات عامة وليس استشارة قانونية. قواعد العقود وفترة التجربة والتصاريح والتأمين الاجتماعي تحددها وزارة العمل وهيئة تنظيم سوق العمل والهيئة العامة للتأمين الاجتماعي، وقد تتغير؛ تأكد من المتطلبات الحالية منهم.